Hoja Diaria
Antes que nada vamos a explicar la simbología que utilizaremos para llevar el seguimiento de las tareas, cuando creamos una tarea se escribe la tarea y se le acompaña de un circulo en el área OK, para su seguimiento en las diferentes fases que puede tener esta tarea.
Si la tarea es planificada en ese día, es decir que ocupa un espacio en el apartado de programa de ese mismo día, se le indica con un ∙ en el centro.
Si la tarea es pospuesta para otro día, se indica con una flecha y se anota el en apartado de actividades de la fecha para la que se ha pospuesto.
Si la tarea se ha cancelado se indica con un aspa en el centro.
Si por el contrario la tarea se ha realizado se anota un visto bueno √ en el centro.
La hoja diaria se divide el apartado PROGRAMA, situado en la parte izquierda, el OBJETIVOS DEL DIA, situado en el apartado superior derecha, ACTIVIDADES Y CONTACTAR.
En el apartado Objetivos del día, debemos Anotar algo que nos motive o que nos fije
La meta hacia la que queremos llegar,
bien personal o profesional.
En el apartado Actividades anotamos las tareas que hemos planificado para realizar ese mismo día, anotando un 1 delante de ellas para aquellas que tienen que ser realizadas ese mismo día y un 2 para aquellas que pueden ser pospuestas pero interesa que se hagan ese día.
La definición podría ser:
1- Tareas Imperativas y
1- Tareas Imperativas y
2 - Tareas importantes.
En el apartado Contactar, indicamos las personas que debemos llamar o contactar ese día. Si es por email, anotamos un @ delante y si es por teléfono anotamos una T.
A modo de comentario, yo me suelo separar las tareas profesionales de las personales, las profesionales empiezo por la primera fila y las personales empiezo por la última fila.
En el Programa escribimos todas las tareas que
tenemos programadas para ese día, con hora de
inicio y hora de fin, a esto se le llama proteger.
Si programo una tarea para que comience a las
12:00 y finalice a las 12:30, debemos de
reservarnos ese tiempo para esa tarea y no hacer
otra cosa que esa tarea hasta las 12:30, o hasta
que finalice.
Un consejo es no proteger mas de un 40% del tiempo total, dejando espacios para imprevistos, sobre todo al principio ya que es normal que no sepamos controlar bien los tiempos.
Al finalizar el día debemos hacer el cierre del día, es quizás la tarea más importante del día.
Cerrar el día significa, finalizar el estado de todas las tareas, no debe de quedar ninguna tarea en la hoja con un circulo blanco, todas deben de estar bien realizadas, canceladas o pospuestas, y lo siguiente es debemos de organizarnos el día siguiente. Esto es las tareas que tenemos en actividades, darles una hora en el programa, sobre todo a las imperativas, así como alguna llamada o @ que requiera especial atención o una hora ya predeterminada. No debe de finalizar este día sin que tengamos planificado el siguiente.
Aquí podéis ver una hoja del día con la explicación resumida
Hoja de Notas
La trasera de la hoja del día esta la hoja de Notas, en esta hoja escribimos todas las notas bien para la preparación de las tareas o conclusión de tareas, así como de llamadas, etc.
Yo la utilizo para el día siguiente de forma que las notas de este día las escribo en la hoja del día anterior, de forma que la agenda queda así.
De la hoja diaria aconsejo solo llevar en la agenda el mes en el que estamos, el mes anterior y el posterior. Todos los demás dejarlos en casa para consulta en el archivo.
Planificación Mensual.
Como bien he comentado antes solo debemos llevar 3 meses de hojas diaria en la agenda, pero los demas meses futuros tenemos que tener la hoja de planificación mensual de ese mes en la agenda, de esta si nos surge un compromiso con la fecha fijada lo podemos anotar en esta hoja, luego al realizar el cierre del mes y planificación del siguiente pasamos estas tareas a la hoja diaria correspondiente.
Esta hoja es la que nos ayuda a no llevar todo el año en la agenda.
Otra versión de esta hoja de planificación mensual que me propuso un compañero es similar a un calendario vista mensual, con espacio libre y sin horas para las tareas, es mas grafica ya que te permite ver todo el mes de un vistazo, y si que es verdad que estamos mas acostumbrados a la vista calendario que a la vista tal y como lo plantea Tyme/system, os dejo un ejemplo.
Planificación mensual de Actividades
En esta hoja tenemos que apuntar las metas, citas, eventos o tareas que se nos van ocurriendo bien para el mes en el que estamos, pero no sabemos exactamente cuando fijarlas o bien para otros meses, que es lo más normal. Cuando pienses que puedes hacer algo para mejorar cualquier proceso, tienes que apuntarlo, si sabemos el mes que queremos hacerlo lo anotamos en la hoja de planificación mensual de ese mes, si no lo apuntamos en la del mes en el que estamos.
Debemos de tener en cuenta que:
- Siempre tenemos que indicar Prioridades
Yo solo utilizo 1 y 2
- Siempre poner fecha tope
Yo uso la letra S para indicar semana, de esta forma escribo fecha de inicio S49, (semana 49) fecha fin S50.
- Escribirla aquí cuando todavía no se sabe cuando se va a hacer.
- Sobre todo el tema de ideas, tienen que estar escritas en algún sitio, este es el idóneo
En la agenda va colocada al principio del mes junto la hoja de Planificación Mensual
Horario Semanal
En este horario plasmamos las tareas repetitivas de la semana, este horario es para hacernos una idea grafica en la mente de la ocupación de la semana. Por cierto una tarea que no debe faltar en el horario semanal es, el viernes por la tarde, Cierre de la semana.
Cierre Semanal
Al igual que hacemos el cierre diaria al finalizar el dia, debemos realizar el cierre semanal al finalizar la semana. Esto significa, repasar la semana para que se haya quedado ninguna tarea en blanco y planificar la semana que viene. Realmente esto es lo importante la planificación de la semana entrante, aqui debemos ir a la Planificacion mensual de actividades, ver las activides, si las hubiera, para esa semana y escribirlas en la hoja del dia correspondiente.
En este apartado veremos las tareas que son repetitivas, bien diariamente, semanalmente o mensualmente.
Control de Tareas
Hay varias formas de controlarlo, una hoja en la que estan todas las tareas y vamos chequeando si se han hecho o no.
Otra opcion es separar las tareas semanales de las tareas mensuales.
Pero en ambas opciones la forma de actuar es en la planificacion pasar estas tareas a su correspondiente dia, de forma que bien en el cierre semanal (las tareas semanales) o bien en el cierre mensual (las tareas mensuales) deben de inscribirse en su correspondiente hoja del dia.
Cierre mensual
Al igual que el cierre diario y semanal, existe el Cierre Mensual. yo lo suelo realizar el ultimo viernes por la tarde de cada mes, y consiste en:
- Comprobar que no existen tareas pendientes en el mes que se va a cerrar.
- Cerrar la planificacion mensual de actividades de ese mes. (verificar que no hay pendientes y si hay pasarlos a otros meses)
- Pasarte las tareas repetitivas al nuevo mes.
- Revisar la planificacion mensual y la planificacion mensual activiades y asignarlas a las hojas de dia de ese mes.
Doy por finalizada lo que seria una planificación basica, solo un 20% de las personas utilizan esta planificación basica, bien por desconocimiento, bien por dejadez, pero lo que es seguro es que ese 20% que la utiliza controla su tiempo.